De digitale ontwikkelingen van de afgelopen jaren maken het mogelijk om heel veel zaken snel en efficiënt te regelen. Als professional organizer zie ik de voordelen hiervan, maar tegelijkertijd ook de valkuilen en uitdagingen van al die mogelijkheden.

De voordelen van papierloos werken zijn duidelijk: je bespaart op kosten van papier en printerinkt, mappen en archiefruimte. Digitale opslag in de cloud betekent dat je altijd en overal bij je documenten kunt en je kunt documenten delen zonder ze op meerdere plekken op te slaan.
Je zult aan de andere kant moeten zorgen voor goede beveiliging, back-ups. En de digitale organisatie van je documenten vraagt om een goed systeem, zeker wanneer je met meerdere mensen samenwerkt.

Het werk dat je nog moet doen, de dossiers die je nog af moet werken, de mails die je nog moet beantwoorden zijn in digitale vorm niet zo zichtbaar als een fysieke stapel dossiers op je bureau.
Deze onzichtbaarheid van de hoeveelheid werk, voor anderen én voor jezelf, kan een enorm gevoel van onrust geven. Een leeg bureau geeft dan helemaal geen opgeruimd gevoel.
Bovendien vraagt het om een goede digitale organisatie van je taken, anders kunnen taken zomaar ‘verdwijnen’.

Tijdens mijn eerste baan werkte ik in eerste instantie met een typemachine, daarna met een tekstverwerker en vervolgens leerde ik werken met een PC. Van papierloos werken had nog nooit iemand gehoord in die tijd. In de loop van de jaren heb ik de verdere ontwikkelingen meegemaakt en ik maak nu dankbaar gebruik van de hedendaagse mogelijkheden.
Maar papierloos werken is voor mij een richting, geen absoluut doel.

Als ik iemand aan de telefoon heb om een afspraak te maken, vind ik het fijn om een papieren agenda voor mijn neus te hebben.
Ik maak graag lijstjes op papier, zodat ik afgeronde taken kan afvinken, met een pen.
Een uitgeprint artikel lezen en er aantekeningen bij maken of zinnen markeren voelt voor mij totaal anders dan digitaal notities maken.
Brainstormen vind ik fijn op papier, met allerlei pijltjes, doorhalingen en schetsjes.

Uit onderzoek blijkt dat schrijven met een pen andere delen van de hersenen activeert dan typen op een computer of telefoon. Mede daarom probeer ik in mijn werkzaamheden en privéleven de voordelen van digitaal te combineren met de voordelen van het werken met pen en papier. Bovendien wil ik voorkomen dat ik veel en lang achter een beeldscherm zit.

Als werknemer zul je je moeten schikken in het beleid van je werkgever ten aanzien van papierloos werken. Maar als ondernemer kun je (vaak) zelf bepalen welke manier van werken het beste past bij jou en bij je werkzaamheden: met of zonder papier, of een combinatie van beiden.

Werk jij geheel digitaal of gebruik je ook nog papier?

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.